Wählen Sie zunächst durch einen entsprechenden Klick auf den Mitarbeiter/die Mitarbeiter, an wen die Mail versendet werden soll. Hierfür gibt es diverse Filtermöglichkeiten. Diese sind exklusiv, d.h. sobald Sie etwas ausgewählt haben wird innerhalb dieser Filterergebnisse weitergefiltert.
Sie können eine neue E-Mail im Textbearbeitungsfeld anlegen bzw. formulieren. Wichtig zu beachten ist, wenn Sie die Mail an mehrere Personen versenden möchten, sollten Sie unbedingt Platzhalter verwenden. Es gibt mehrere Optionen für Platzhalter. Diese finden Sie in der Werkzeugleiste rechts. Klicken Sie auf das Symbol mit den zwei Pfeilen nach unten und wählen den Platzhalter aus den Sie benötigen. Passwörter werden wegen der zuvor erwähnten Verschlüsselung nicht mit gesendet, außer Ihre Firma hat dies explizit freigeschaltet.
Im Anschluss können Sie auswählen, welche Unterweisungen im Platzhalter ###instructions### aufgeführt werden. Dafür klicken Sie entweder auf Überfällige Unterweisungen oder Fällige Unterweisungen. Dabei zählen im Mailcenter Unterweisungen mit dem Status „Vorgesetzter Informiert“ mit zu den Überfälligen Unterweisungen.