Um eine Mail-Vorlage, welche im System hinterlegt ist, anzupassen, klicken Sie diese an. Dafür wählen Sie zunächst eine Vorlagengruppe aus. Vorlagengruppen haben den Zweck, dass eine Vorlage mehrere E-Mail Varianten haben kann. Sollten Sie zum Beispiel Unterweisungen durchführen, welche Arbeitssicherheit und Datenschutz behandeln können Sie für beide Themenbereiche unterschiedliche Texte konfigurieren, indem Sie bei der Unterweisung die verschiedenen Vorlagengruppen auswählen.
Als nächstes wählen Sie die Sprache aus.
Jetzt können Sie über das Feld Textmodul entscheiden, welche Vorlage Sie bearbeiten möchten. In großer Schrift sehen Sie den Namen der Vorlage; in kleinerer Schrift darunter in welchem Modul diese benutzt wird. Sie können dementsprechend die Vorlage sowohl nach Namen als auch Modul suchen. Klicken Sie auf Ihre gewünschte Vorlage.
Unterhalb der Auswahlfelder erscheinen nun verschiedene Textfelder. Hier können Sie einen Text einfügen, diesen mit verschiedenen Formatmöglichkeiten (Fett, kursiv, etc.) bearbeiten und Platzhalter einfügen. Platzhalter finden Sie über das Symbol mit den zwei Pfeilen untereinander.
Wichtig ist hierbei, dass Sie immer zwei Email-Texte bearbeiten können. Das obere Textfeld behandelt den Mailtext, der immer dem Angestellten (also dem Benutzer) zugeschickt wird.
Das untere Textfeld behandelt den Mailtext, der den weiteren Adressaten (Vorgesetzten) zugeschickt wird. Wer die Vorgesetzten sind können Sie über die Strukturverwaltung entscheiden.
Wichtig ist hierbei, dass Sie immer zwei Email-Texte bearbeiten können.